Word : Serienbrief aus Pivottabelle
Wie kann man einen Serienbrief in Word erstellen, welche die
Daten aus einer Excel-Pivot-Tabelle enthält?
Aufgabe (Kunde):
Ich habe eine Liste an Adressen, welche ich unter Excel vorhanden
habe. Zur einfacheren Filterung habe ich die Daten in eine Pivot Tabelle
geändert.
Jetzt möchte ich, dass aus den gefilterten Excel Pivot-Adressen
in Word dann Serienbriefe erstellt werden.
Lösung:
Man kann in Word einfach Serienbriefe aus Excel erstellen.
Allerdings werden beim Anbinden von Datenquellen aus Excel nur Tabellen und benannte
Namensbereiche zur Auswahl angeboten.
Man muss also in Excel den Adressbereich als Namensvariable
ablegen und diesen dann in Word anbinden.
Anleitung:
Excel und Word
1) Excel Adressen vorbereiten
In Word sind Adress-Daten als Rohdaten vorhanden. In diesem
Beispiel sind die Daten manuell eingegeben.
Aus diesen Daten wurde eine klassische Pivot-Tabelle
erstellt.
Hierzu bitte in Pivot den Modus auf Klassische Ansicht
umstellen und alle Teilergebnisse der Zellen ausschalten.
Zum Erstellen der gefilterten Adressen muss nun der Bereich
markiert werden, welcher als Ausgabe für Word gelten soll.
In Pivot kann man die Daten einfach in der Header Zeile
filtern. Wie hier das Feld:Stadt
Adressbereich benennen:
Hierzu von rechts unten den Bereich bis zur linken oberen
Ecke markieren.
Hier von Zelle 24G bis A4
Dann links oben im Namensfeld arrAdressen eintragen.
Dadurch wird genau der Bereich vo A4:G27 zukünftig unter denn
Adress-Array arrAdressen zu finden sein.
Der Bereich sollte groß genug gewählt werden. Zur Nachbearbeitung
kann man den Adressbereich jederzeit
unter Menü ->Formeln->Ribbonbar->Namens-Manager
Geändert werden
2) Word
Serienbrief erstellen
In Word erstellt man ein neues Dokument und wählt: Menü->Sendungen->Empfänger auswählen
Und dann Vorhandene Liste verwenden..
Dann wählt man sich bis zur
Excel-Datei vor und klickt auf den Öffen-Button
Hier findet man nun die Auswahl arrAdressen
Anschliessend muss man noch die leeren Einträge künftig
entfernen, indem man den Importfilter anpasst.
Auf Menü->Sendungen->Empfängerliste bearbeiten
Und dann auf Nachname den Filter öffnen
Dann die Auswahl auf (Nicht leere)
auswählen. Dadurch werden künftig nur noch echte Einträge importiert.
Dadurch schrumpft die Ergebnisliste auf die Pivot-Gefilterte
Liste zusammen.
Jetzt muss man nur noch die Filterfelder in den Word Serienbrief
einfügen und anschliessend die Vorschau untersuchen
In der Vorschau erscheinen dann nur noch die reduzierte Serienbrief-Auswahl
