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Word: Serienbriefe erstellen mit Adressen aus Excel

Mit Word kann man sehr leicht Serienbriefe und Umschläge erstellen, die auf Adress-Daten unter Excel Listen liegen.



Excel Adressen:
Was man benötigt ist eine tabellarische Auflistung von Adressen in Excel.
Die Adressen sollten in einer Tabelle liegen, deren Überschriften der Spalten in der obersten Zeile liegen.
Hier sind die Überschriften in der Liste: Firma, Strasse, PLZ_Ort.
Sinnvoll ist es, dass die Überschriften ohne Sonderzeichen ausgeführt sind, da diese anschließend intern in Feld-Adressen umbenannt werden


Word: Serienbrief erstellen

Zunächst beginnt man in Microsoft Word damit, ein ganz normales neues Dokument zu erstellen.
Dann findet man unter dem Ribbonbar-Tab Bereich: Sendungen den Punkt ->Seriendruck starten
Dort stellt man Briefe ein, damit als Vorlage normale Din-A 4 Blätter mit Feldern eingestellt sind

Man nennt diesen Vorgang auch einen Serienbrief-Master erstellen



Daten-Quelle einstellen:

Dann wählt man unter Sendungen-> die Empfänger auswählen -> Vorhandene Liste verwenden.
Damit ist gemeint, dass man schon eine Adressliste erstellt hat, die ja schon unter Excel liegt.



Anschließend kommt ein Dialog: Datenquelle auswählen
Hier muss man sich durchklicken bis zur Excel-Liste, unter der man die Adressen der Empfänger liegen hat


Jetzt kommt die Schnittstelle zum Excel-Datenblatt:
Im Dialog: Tabelle auswählen wählt man das Excel-Blatt, in dem die Tabelle liegt.
Wichtig ist hier auch, dass die Feldbezeichnungen wie Name, Vorname, Adresse usw immer in der ersten Zeile liegen.
Und am besten fängt die Liste in der Zelle A1 an, also ganz links oben


Dialog: Seriendruckempfänger:
Jetzt sieht man schon die Daten aus der Excel-Liste und kann diese in einem Klickfeld sogar anwählen oder abwählen

Diese Empfängerliste wird für den Seriendruck verwendet. Mit den folgenden Optionen können Sie die Liste ändern oder Empfänger hinzufügen. Mit den Kontrollkästchen könne Sie für den Seriendruck Empfänger hinzufügen oder entfernen.
Klicken Sie auf OK wenn die Liste fertig ist.








Als kleines Office Feature, kann man sogar die Feldheader Filtern. Hierzu muss man nur auf da kleine Dropdown Feld klicken


Die gefilterte Liste ist recht übersichtlich. Hierzu eignen sich zusätzliche Felder wie Postleitzahl oder Firmentyp, Adresstyp.



Felder einfügen:
Damit die Adressen jetzt auch auf das Papier kommen, verwendet man
unter Sendungen->Seriendruckfeld einfügen


So füllt man alle Adressfelder nacheinander ein.
Man kann die Felder einfügen wie bei einem Standardbrief in einem Adresskopf, oder direkt in einen Brief-Text
Wie Sehr geehrter Hr.Maier
Die Seriendruckfelder werden mit zwei doppelklammern angezeigt im Entwurfsmodus
Wie <<Firma>> oder <<Strasse>>


Adress-Vorschau
Dann braucht man nur noch auf die Vorschau wechseln um die Ergebnisse anzuzeigen


Über die zwei Datenregler kann man zum ersten, nächsten und letzten Datensatz wechseln in der Vorschau.
Dabei kann man zum Beispiel prüfen, ob Texte zu lang sind und zu viel Platz benötigen


Danach kann man unter Fertig stellen und zusammenführen das Dokument ausgeben.
Dabei wird ein neues Word-Dokument erstellt, welches alle Briefe enthält mit echten Adressen.
Pro Seite ist dann ein Anschreiben gelistet.



Ausgabe-Dokument
Das Ausgabe Word Dokument nennt sich dann automatisch Serienbriefe1
Und enthält alle Anschreiben auf jeweils einer Seite.
Somit gibt es einem Serienbrief-Master, der ebenfalls noch im Hintergrund geöffnet ist und welcher die Felder enthält,
und ein Serienbrief Ausgabedokument, welches je nach Datenbestand eine Liste an Seiten mit echten Anschreiben enthält



Video Tutorial unter Youtube
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