Ich habe eine
Excel-Tabelle mit Adressen, die ich mit einer Serienbrief Funktion versenden möchte. Zunächst möchte ich die
Briefumschläge hierfür drucken.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man die Adressen zu den Briefen bekommt.
a) man druckt die Adresse auf die Briefumschläge
b) man druckt die Adresse passend auf den Brief und passt es so an, dass es in ein Sichtfenster im Brief passt.
Für diesen Vorgang habe ich heute die Variante B gewählt, die Adresse auf Briefumschläge zu drucken.
Hierzu startet man zunächst Word (hier Word 2013) und erstellt ein leeres Dokument
Dann wählt man unter
Ribbonbar->Seitenlayout->Format->DL
für die normalen deutschen Briefumschläge das Format Briefumschlag DL
Welches einem kleinen, länglichen Briefumschlag entspricht mit 11 cm hoch und 22 cm breit
Dann gibt man ein für kleine, kurze Briefumschläge
Benutzerdefiniertes Format : Breite 16,4 cm, Höhe 11,4 cm
Die Briefumschläge sehen so aus.
Breite 16,4 cm
Höhe 11,4 cm
Die länglichen Briefe haben ein Maß DL von 22 cm breit und 11 cm hoch.
Bei manchen Druckern wird das Papierformat geprüft und es ergeben sich dann Probleme bei anwender definierten Formaten.
Deshalb kann es auch sinnvoll sein, ein DL Format einzustellen und den Rand links mit 4,5 cm zu versehen.
Für die Serienbrief-Funktion unter Word geht man auf Sendungen
..auf
Ribbonbar->Sendungen
Anbinden der Adressen oder holen der Adressen
Die Adressen liegen bei mir in einer Excel-Datei vor.
Die Tabelle habe ich dort markiert und als Tabelle formatiert. Word und Excel kann die Tabelle automatisch erkennen.
Wie kommen nun die Adressen zum Word Dokument:
In der
Ribbonbar unter Sendungen->Empfänger wählen bindet man eine Liste an
Emfänger wählen
Vorhandene Liste verwenden
Jetzt müsste man eine vorhandene Verbindung auswählen. Wenn man aber Excel verwenden möchte,
dann kann man direkt zum Excel Blatt durchklicken. Oben in der Adressleiste den Ordner eingeben und dann das Excelblatt auswählen
Oben den Ordner eingeben und dann das Excelblatt markieren. Rechts erscheint die Vorschau
Dann das eigentliche Excel-
Blatt auswählen, falls es mehrere Blätter in der Datei gibt.
Jetzt kann man schon die Felder einfügen unter
Ribbonbar->Seriendruckfeld einfügen
Es werden die Felder angezeigt, die in der Liste auf dem Excelblatt vorhanden sind
Danach sieht der Brief so aus, dass Adressfelder, die aus der Excel-Tabelle kommen mit zwei Tags <<..>> gekennzeichnet im Brief sind
Wenn man auf Vorschau Ergebnisse klickt, kann man die Brief als Ausgabe durchblättern und prüfen, ob es grob stimmt
Nach der Bearbeitung der Felder und des Aussehens sollte der Briefumschlag dann ungefähr so aussehen
Eine Tabelle mit zwei Zellen, links oben der Absender, rechts unten die Empfänger Adresse.
Die Tabelle muß man unsichtbar machen.
Einen Probeausdruck
Datei->Drucken
Dabei wird nur das aktuelle Blatt ausgedruckt. Also ein Datensatz zur Probe
Jetzt kann man final auf drei Vorgehensweisen arbeiten
Diese Funktionen werden bei Fertig stellen und zusammenführen angeboten.
1) man kann alles in einem AusgabeDokument zusammenfassen, bearbeiten und dann ausdrucken
Oder
2) man kann direkt alles ausdrucken
Oder
3) für jeden Eintrag einen Email ertellen
Anschliessend muß man alle Briefe in einem neuen Word Dokument zusammenfassen
Ribbonbar->Sendungen->Fertig stellen und zusammenführen->Dokumente drucken
Wenn man eine Funktion auswählt kommt anschliessend welche Datensätze man auswählen möchte.
Danach hat man wie hier ein komplettes Ausgabedokument, das man drucken kann und speichern kann.
Oder es wird eben direkt gedruckt
Beim Drucken von Briefumschlägen sollte man diese Quer einlegen und beim Seitenformat ebenfalls quer einstellen
hier kann man den Rand auch nach LINKS drehen.. ist fast besser.
Hinweis:
Bei manchen Druckern wird das Format überwacht. Das heißt, wenn man in Word 11cm x 16cm eingibt, dann spukt der Drucker einen Fehler aus,
wenn dort ein DinA4 oder ein anderes Briefformat wie zum Beispiel DL eingestellt ist
Die Fehlermeldungen werden korrigiert, wenn man im Drucker das anwender spezifische Formate einstellt.
Das Beispiel gilt für einen Canon Laserdrucker iSensys.
