Mit einer Regel unter Microsoft Outlook erstellt man automatische Bearbeitungen, die ausgeführt werden sollen, wenn eine Email ankommt.
Zum Beispiel kann man Emails automatisch als Kopie an eine andere Person zusätzlich weiterleiten, oder bestimmte Emails automatisch löschen.
Am Meisten werden die Regeln benötigt, wenn man Emails automatisch in Unterordner und Strukturen verlegt.
So werden in diesem Beispiel alle ankommenden Emails die einem Newsletter entsprechen in einen Unterordner mit der Bezeichung Newsletter verschoben.
Daduch bleibt der eigentliche Posteingang für die wichtigen Informationen frei.
Zunächst startet man Microsoft Outlook
Dann wählt man den
Posteingang und klickt mit der
rechten Maustaste auf eine Email
Und wählt
dort Regeln->Regel erstellen
Dann wählt man in dem Dialog Regel erstellen
->
Element in Ordner verschieben und dann
Ordner auswählen
Jetzt markiert man erst mal den
Posteingang als Ordner und dann
neu (für Erstellen eines neuen Unterordner)
Dann gibt man die Bezeichnung des neuen Ordners ein, wie hier Newsletter
Und bestätigt dann ok
Und dann gleich wieder mit OK
Dann befindet man sich im ersten Dialog und wählt
Erweiterte Optionen
Jetzt wählt man mit bestimmten Wörtern in der Absendeadresse, wodurch dieser Text mit den blau unterschrichenen Linktexten in das untere Feld kopiert wird.
Hier steht jetzt: Nach Erhalt einer Nachricht mit
bestimmten Wörtern in der Absenderadresse diese in den Ordner Newsletter verschieben und keine weiteren Regeln anwenden
Jetzt klickt man auf den blauen Text [ bestimmten Wörtern] im unteren Feld
und gibt unter dem Dialog Text suchen in die obere Zeile:
Newsletter ein und drückt
Hinzufügen und wiederholt den Vorgang mit News
Dann bestätigt man die Liste mit OK
Anschliessend muß man nur noch den Regelsassistenten bestätigen
Unter weiter kommt die Einstellung: Was soll mit der Nachricht passieren…
Das ist schon voreingestellt, wenn es eine Email vom Posteingang ist
Und mit Weiter
Möchten Sie Ausnahmen festlegen?
Kann man verhindern dass besondere Emails ebenfalls verwendet werden
Dann Abschluss
Aktivieren Sie den Punkt:
Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner Posteingang befinden und bestätigen mit Fertig
Jetzt wird die Regel übernommen und sofort für alle Emails im Posteingang angewendet, die den Filterangaben entsprechen.
Und Voila: wenn man jetzt auf den Unterordner Newsletter klickt, sind alle Emails zusammengefasst in diesem Ordner
Und das tolle dabei ist
Diese Aktion wird zukünftig bei allen neuen Emails im Posteingang ausgeführt.
Und kommt einen neue Email an und ist ungelesen, dann wird der Ordner links fett dunkel markiert und man weiß dass man noch was lesen muss